Eenmaal per jaar, in de regel eind januari of begin februari, houdt de vereniging een jaarvergadering.
Een jaarvergadering is een algemene ledenvergadering waarin diverse besluiten (kunnen) worden genomen.
Een jaarvergadering kent een vaste agendavorm:
- Het bestuur legt verantwoording af over het afgelopen jaar door middel van een algemeen jaaroverzicht (door de voorzitter) en een financieel overzicht (door de penningmeester).
- Voorstellen voor wijziging in het huishoudelijk reglement worden besproken. Wijzigingsvoorstellen worden bij meerderheid van stemmen aan- of afgekeurd.
- Een rondvraag voor die onderwerpen die niet eerder in de vergadering zijn behandeld
- Een pauze met een hapje en een drankje
- Na de pauze een lezing, een presentatie, een diashow of een film; kortom; ontspanning
- Ter afsluiting: een loterij met prijzen die door bestuur en leden zijn ingebracht